Uno de los tipos de software más exitosos que se han diseñado hasta la fecha es el Software Ofimático o Suites Ofimáticas, las cuales inicialmente se crearon como una respuesta a las necesidades en cuanto al procesamiento de datos de las oficinas del ambiente corporativo, pero en la realidad y como suele ocurrir con mucha frecuencia, ese tipo de software ha acaparado una amplia gama de aspectos en la vida cotidiana, es así como es utilizado tanto por escolares de los grados inferiores, hasta por los grandes investigadores para procesar la gestión documental de su labor.
Espacios de trabajo y herramientas incluidas en el Software Ofimático
Presento entonces, de manera general, algunas capacidades de los programas ofimáticos y cómo es la estructura del espacio de trabajo. Para ello, hay que hacer referencia a los productos de Microsoft Office y OpenOffice, que son los más comunes.
1. PROCESADORES DE TEXTO
Como su nombre lo indica, su principal objetivo es permitir organizar y estructurar documentos escritos de buena calidad y de forma ágil, un buen procesador actualmente debe permitir al usuario una amplia gama de posibildades en esta taréa que van desde seleccionar diversidad de tipos y tamaños de texto, hasta la posibilidad de incluir gráficos, imágenes, cuadros y otro tipo de archivos ofimáticos como hojas electrónicas o planillas desde diferentes fuentes; además de que el producto pueda ser impreso, ya es una necesidad que el software permita generar archivos en diversidad de formatos, con el fín de que estos puedan ser accedidos desde otro tipos de productos, como el popular formato de intercambio para internet PDF.
2. SOFTWARE PARA PRESENTACIONES
Permite de manera ágil diseñar presentaciones que serán mostrada ante un auditorio, en este tipo de software el contenido se estructura a manera de una serie de diapositivas cuyo avance puede ser programado utilizando tiempos pre-establecidos para cada diapositiva o en su defecto mediante el control mediante eventos de dispositivos de entrada com el teclado el mouse o algún otro tipo de dispositivo como la interfaz de monitor digital.. Algunas de las opciones que ofrecen es la de incluir gráficos, sonidos, videos , hipervínculos (vínculos a otras direcciones tanto en el mismo computador como o computadores diversos tanto en redes de área local como internet), animaciones tanto en los textos como los gráficos entre otras.
3. HOJAS ELECTRÓNICAS
El espacio de trabajo de este software parte del principio de las planillas de trabajo de contabilidad, donde se tienen libros, divididos en hojas de trabajo y cada hoja de trabajo está organizado en filas y columnas numeradas, el espacio de intersección de cada fila y cada columna se denomina CELDA, es en las celdas que se colocan contenidos de diferente índole; pueden ser textuales, numéricos, hipervínculos, imágenes etc., una de las características mas importantes de las hojas electrónicas es la posibilidad de efectuar cálculos de todo tipo, para efectuarlos se utilizan fórmulas que son creadas por el usuario o vienen en una biblioteca de fórmulas pre-diseñadas, esta fórmulas se clasifican de diversas formas, principalmente por el tema que traten, bien sean aritméticas, estadísticas, financieras, lógicas etc. las celdas se identifican por una pareja ordenada una letra que identifica la columna y un número que identifica la fila a la que pertenece la celda, es relativamente fácil el tratamiento de conjuntos de datos, ordenarlos, clasificarlos y obtener resúmenes de datos, gráficos etc. de los mismos utilizando una hoja electrónica.
Cada una de las suites tiene diversidad de herramientas adicionales como lo es las bases de datos, que para Office se trata de una base de datos relacional llamada Microsoft Access y para OpenOffice.org se denomina Base, las cuales permiten organizar de manera más eficiente datos de mayor volúmen y diversidad de los que se pueden manejar con las hojas electrónicas. Microsoft Office también contiene Publisher, que es una herramienta para el diseño de material publicitario, folletos, tarjetas etc, además permite la edición y gestión de páginas HTML (hiper-texto) de una forma sencilla y práctica, mientras que OpenOffice.org viene integrado con un software denominado Math, el cual permite digitar de con mucha facilidad las expresiones que se utilizan en la matemática con diversidad de símbolos aritméticos, lógicos, de conjuntos, integración etc.
